Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn xác định phát triển công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để hiện đại hóa nền hành chính nâng cao, hiệu quả trong công tác điều hành, quản lý, phục vụ các hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Với mong muốn tạo sự công bằng, minh bạch và hiệu quả, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính còn được xác định là động lực quan trọng thúc đẩy kinh tế – xã hội phát triển, giảm phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
Xác định công tác ứng dụng CNTT là nhiệm vụ trọng tâm hiện nay. Văn phòng HĐND và UBND tham mưu UBND thị xã nâng cấp hệ thống máy chủ, đường truyền số liệu chuyên dùng của Hệ thống E-Office đáp ứng nhu cầu xử ý công việc của các cơ quan trên địa bàn thị xã. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành và trao đổi thông tin, nâng cao hiệu quả chỉ đạo, giải quyết thực hiện các công việc của UBND thị xã,; Văn phòng HĐND và UBND đã đề ra các giải pháp để tổ chức thực hiện như sau:
- Văn phòng HĐND và UBND đã tham mưu triển khai phần mềm nhắc việc tích hợp trên hệ thống E-Office. Qua đó, các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, phường đã quan tâm thực hiện các ý kiến chỉ đạo của UBND thị xã đảm bảo kịp thời, đúng thời gian quy định hơn. Vì thế, lề lối và tác phong làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trở có nhiều thay đổi tích cực, mang lại hiệu quả công việc cao hơn.
- Về Ứng dụng chữ ký số cá nhân: Văn phòng đã áp dụng chữ ký số trong phát hành các văn bản như: Công văn (trừ văn bản mật), Giấy mời, Thông báo, Báo cáo, lịch làm việc...., tùy tính chất của từng loại văn bản. Tỷ lệ thực hiện chữ ký số duy trì với tỷ lệ là 80% đối với các văn bản hành chính thông thường; tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử có chữ ký số giữa các đơn vị đạt 80%; trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan thông qua thư điện tử; phần mềm quản lý văn bản E-Office và điều hành đạt tỷ lệ 90%.
- Về ứng dụng phần mềm E-Office: từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin hàng ngày qua hệ thống E-Office; 100% cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan được trang bị máy tính để sử dụng và làm việc, thường xuyên cập nhật và tham mưu kịp thời các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND thị xã thông qua phần mềm E-Office.
Bên cạnh đó, Văn phòng đã áp dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, văn bản đến và văn bản đi được gửi và lưu trữ trên phần mềm E-Office dễ dàng cho việc tìm kiếm văn bản khi có nhu cầu. Văn phòng đã sớm triển khai thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước, vì thế 100% các văn bản đi và đến được gắn chữ ký số của cơ quan để trao đổi văn bản trên môi trường mạng giữa các cơ quan, đơn vị và tỉnh. 100% các văn bản đi và đến đã được xóa hóa theo Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 về quy định quy trình trao đổi, lưu trữu, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc.
- Hệ thống thư điện tử công vụ của cơ quan thường xuyên được sử dụng trong công việc và trao đổi các văn bản, giấy mời giữa các cơ quan trên địa bàn thị xã và các Sở, ban, ngành của tỉnh. Trong năm 2019, cơ quan nhận và gửi đi khoảng 110 thư điện tử.
- Cổng thông tin điện tử là một phương tiện tuyên truyền hữu ích các tin tức, sự kiện và hoạt động của UBND thị xã đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và nhân dân trên địa bàn thị xã; Năm 2019, Văn phòng HĐND và UBND đã tham mưu UBND thị xã nâng cấp Cổng thông tin điện tử nhằm tăng cường hiệu quả trong công tác tuyên truyền. Trong năm đã thiết lập nhiều chuyên mục riêng trên cổng như chuyên mục về cải cách hành chính và đã đăng tải lên Cổng 987 tin bài, 159 bài và có 755 hình ảnh minh họa kèm theo tin và bài viết.
- Về phần mềm một cửa: Văn phòng đã cập nhật lên Cổng thông tin điện tử của thị xã các danh mục thủ tục hành chính cấp huyện và cấp xã kịp thời, nhanh chóng nhằm tăng cường truyền thông và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong tiếp cận, thực hiện dịch vụ công trực tuyến ngày càng nâng cao hiệu quả. Bên cạnh đó, Văn phòng đã phối hợp đặt banner của Cổng dịch vụ Công quốc gia trên Cổng thông tin điện tử của thị xã nhằm tuyên truyền rộng rãi đến cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và nhân dân được biết và tiếp cận trong thời gian tới.
Trong năm 2019, Bộ phận một cửa đã tiếp nhận khoảng 6600 hồ sơ trên các lĩnh vực như: Kế hoạch và Đầu tư, Lao động – Thương binh và Xã hội, Tư pháp, tài Nguyên và Môi trường, Xây dựng – Giao thông, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn hóa – Thể thao, Y tế, Nội vụ, Giáo dục và Đào tạo. Trong đó, giải quyết sớm hạn và đúng hạn 97,6 % hồ sơ, trễ hạn 2,4% hồ sơ; không có phản ánh, kiến nghị nào của công dân, tổ chức liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính.
Về giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3, 4; Thị xã đã tiếp nhận và giải quyết được 414 hồ sơ; mức độ hài lòng của thị xã đạt được 83.32%.
Trong thời gian tới, ứng dụng CNTT vẫn là giải pháp căn bản để nâng cao hiệu quả trong công tác, do đó Văn phòng vẫn tiếp tục quan tâm đến việc đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT, từ đó hoàn thiện thêm các phần mềm ứng dụng E-Office và Cổng thông tin điện tử thị xã. Hàng năm, Văn phòng có cử cán bộ chuyên trách CNTT đi bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao năng lực trong công tác.
Như vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT đã mang lại kết quả tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan và nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho người dân, tổ chức.